Júliustól a vállalkozások kizárólag elektronikus formában kapják meg a rezsiszámláikat, így fontos, hogy az iratkezelésre is fokozott figyelmet fordítsanak.
Sok ezer vállalkozás számára új időszámítás kezdődik július 1-jétől: ettől a naptól kezdve a villamosenergia- és gázszolgáltatók kizárólag elektronikus számlát állíthatnak ki számukra. Mindez komoly kihívást jelent, hiszen szükség lesz a számlák szakszerű archiválására. A lakossági ügyfelekre nem vonatkozik a kötelezettség, egyéni vállalkozókra pedig csak akkor érvényes, ha vállalkozóként kötöttek szerződést a szolgáltatóval.
A jogszabályi szándék ígéretes irányt mutat, viszont a gyakorlati megvalósítás számos kihívást jelent, nemcsak a küldő, hanem a befogadó fél számára is - hívja fel a figyelmet Ángyán Balázs, a közel egymillió vállalkozást kiszolgáló Számlázz.hu ügyvezetője.
A dokumentumok kinyomtatása, számítógépre való mentése és e-mailben való gyűjtése nem a legjobb megoldás.
A számlák és bizonylatok tárolása során nem elegendő csupán papíralapú megoldásokra támaszkodni; a digitális megőrzés elengedhetetlen. Az is problémás, ha olyan rendszerekre bízzuk a dokumentumainkat, amelyek nem kifejezetten erre a célra lettek tervezve. Hosszú távon nem célszerű az e-mail fiókban gyűjtögetni a számlákat, vagy csak egyszerűen a számítógépre menteni azokat. Bár sokan választanak felhőszolgáltatásokat az archiválásra, fontos megjegyezni, hogy ezek sem nyújtanak teljes körű védelmet az adatvesztéssel vagy a véletlenszerű törléssel szemben. A megfelelő biztonság érdekében érdemes olyan megoldásokat keresni, amelyek kifejezetten a pénzügyi dokumentumok védelmét szolgálják.
A vállalkozó feladata, hogy biztosítsa az iratok megőrzését és épségét, így elkerülve azok megsemmisülését.
Fontos, hogy az e-számlák hosszú távon is hozzáférhetők és olvashatók maradjanak. Az eredet hitelessége és a tartalom sértetlensége kulcsfontosságú. Ezért érdemes olyan biztonságos helyet választani a dokumentumok tárolására, ahol azok védve vannak a külső behatásoktól. Ideális esetben egy megbízható, kifejezetten erre a célra fejlesztett felhőalapú archiválási szolgáltató nyújthat megoldást, de a nagyobb vállalatok számára egy jól kidolgozott, saját informatikai rendszer is megfelelő lehet.
